Pilotez vos torréfactions, maîtrisez vos coûts

Le calcul du prix de revient en torréfaction est un exercice complexe mais essentiel pour la rentabilité. Le ratio matières premières en torréfaction se situe généralement entre 20 % et 30 % du prix de vente, mais sans calcul précis, de nombreux artisans travaillent avec des marges bien inférieures à ce qu’ils imaginent.

Hello Harel automatise le calcul du prix de revient de chaque produit :

• Fiches techniques détaillées : pour chaque recette (baguette tradition, croissant, pain au chocolat, gâteau d’anniversaire…), définissez la liste des ingrédients avec les quantités précises. L’ERP calcule le coût matière unitaire à partir de vos prix d’achat réels.
• Prise en compte des pertes : perte au pétrissage, perte à la cuisson (typiquement 10 à 15 % en torréfaction), chutes de pâtisserie. Ces pertes sont intégrées dans le calcul pour refléter le vrai coût.
• Sous-recettes : une pâte feuilletée utilisée dans 15 produits est valorisée comme sous-recette. Si le prix du beurre augmente, le coût de tous les produits concernés est recalculé automatiquement.
• Mise à jour dynamique : à chaque réception de farine, beurre, sucre ou tout autre ingrédient, le prix d’achat est actualisé et les coûts de revient recalculés. Plus besoin de mettre à jour manuellement des dizaines de fiches.
• Simulation : testez l’impact d’une hausse de 15 % de la farine sur votre gamme complète en un clic.

Avec un simple tableur, ces calculs sont rarement mis à jour et les sous-recettes ne sont pas gérées. Résultat : les torréfacteurs sous-estiment fréquemment leurs coûts. Hello Harel, grâce à son module de gestion de production spécialisé, vous donne une visibilité en temps réel sur vos marges, produit par produit. Nos consultants spécialisés dans les métiers de bouche vous accompagnent dans le paramétrage initial de vos fiches techniques pour un démarrage rapide et fiable.

Oui, la planification des torréfactions est une fonctionnalité clé d’Hello Harel pour la torréfaction. En torréfaction, la production est rythmée par les torréfactions : chaque four a une capacité limitée, et l’ordre de passage des produits doit être optimisé pour maximiser la production tout en respectant les contraintes de température et de temps de cuisson.

Hello Harel vous aide à planifier votre production :

• Agrégation des besoins : l’ERP consolide l’ensemble des commandes du jour (magasin, livraisons B2B, marchés, commandes spéciales) et calcule les quantités totales à produire par référence.
• Planning de production : à partir des quantités à produire et de vos fiches techniques, l’ERP génère un planning de torréfactions qui tient compte de la capacité de vos fours, des temps de cuisson et des priorités de livraison.
• Ordres de fabrication : chaque torréfaction est associée à un ordre de fabrication qui détaille les quantités de pâte à préparer, le nombre de pièces, les temps de pointage et d’apprêt.
• Calcul des besoins matières : à partir du planning de production, l’ERP calcule automatiquement les quantités de farine, levure, beurre, etc. nécessaires et vérifie la disponibilité en stock. Alerte automatique si un ingrédient risque de manquer.
• Suivi de production : enregistrez les quantités réellement produites et comparez avec les prévisions. Identifiez les écarts et optimisez vos recettes.

Sans outil de planification, le torréfacteur s’appuie sur son expérience et un tableau blanc. Cela fonctionne pour une petite structure, mais dès que la production se diversifie (plusieurs points de vente, livraisons B2B, commandes spéciales), la planification manuelle atteint ses limites. Hello Harel permet de réduire les invendus de 15 à 25 % grâce à une production ajustée aux besoins réels, intégrée à la prise de commande et à la gestion des stocks.

La gestion de plusieurs points de vente est un enjeu croissant pour les torréfacteurs-pâtissiers qui développent leur réseau. Que vous ayez un laboratoire central livrant 3 boutiques ou 10 points de vente avec production sur site, Hello Harel centralise et simplifie votre gestion multi-sites.

Voici les fonctionnalités clés pour le multi-sites :

• Gestion centralisée, pilotage décentralisé : un seul ERP pour tous vos points de vente, avec une vision consolidée du chiffre d’affaires, des stocks et de la production. Chaque responsable de boutique accède uniquement aux données de son site.
• Commandes inter-sites : vos boutiques passent commande au laboratoire central via l’ERP. Les commandes sont consolidées, transformées en ordres de fabrication et livrées selon un planning optimisé.
• Stocks par emplacement : suivi des stocks de matières premières au laboratoire et des stocks de produits finis dans chaque boutique. Transferts inter-sites tracés dans l’ERP.
• Tarification par point de vente : adaptez vos prix selon la zone géographique ou le type de clientèle de chaque boutique, tout en maintenant une cohérence globale.
• Reporting multi-sites : comparez les performances de chaque point de vente (CA, marge, panier moyen, produits phares) pour identifier les meilleures pratiques et les axes d’amélioration.

Sans ERP centralisé, la gestion multi-sites est un cauchemar organisationnel : commandes par téléphone, stocks non synchronisés, pas de visibilité consolidée. Les torréfacteurs multi-sites équipés d’Hello Harel gagnent en moyenne 10 heures par semaine en temps de coordination et réduisent significativement les ruptures en boutique. La solution est accessible en mode SaaS cloud, ce qui signifie que chaque site accède à l’ERP via une simple connexion internet, sans infrastructure informatique locale. Découvrez notre gestion de stock multi-emplacements pour plus de détails.

Le suivi des matières premières est fondamental en torréfaction, où les ingrédients de base (farine, beurre, sucre, œufs, levure, chocolat) représentent l’essentiel du coût de production. Une mauvaise gestion des approvisionnements entraîne soit des ruptures (pas de croissants le dimanche matin !), soit du surstockage et du gaspillage.

Hello Harel offre un suivi complet des matières premières :

• Stock en temps réel : à chaque réception, production ou sortie, le stock est mis à jour automatiquement. Vous connaissez à tout moment la quantité exacte de chaque ingrédient disponible.
• Seuils de réapprovisionnement : définissez un stock minimum par matière première. Lorsque le seuil est atteint, l’ERP génère automatiquement une suggestion de commande fournisseur avec les quantités optimales.
• Gestion des lots et DLC : chaque réception est identifiée par un lot (numéro, fournisseur, date de réception, DLC). La règle FEFO est appliquée automatiquement pour utiliser en priorité les ingrédients les plus anciens.
• Traçabilité complète : du lot de farine au pain livré au client. En cas de problème sur un lot d’ingrédient, identifiez en quelques clics tous les produits finis concernés grâce au module de traçabilité.
• Analyse des achats : suivez l’évolution de vos prix d’achat par fournisseur, comparez les offres, identifiez les hausses et négociez en connaissance de cause.

En torréfaction, la farine représente à elle seule 30 à 40 % du coût matière. Avec Hello Harel, nos clients optimisent leurs achats et réduisent leur gaspillage de matières premières de 10 à 15 % en moyenne. L’ERP s’interface avec vos fournisseurs pour automatiser les commandes récurrentes et intègre la gestion des prix contractuels (contrats annuels de farine, par exemple).

Un ERP torréfaction (Enterprise Resource Planning, ou Progiciel de Gestion Intégré) est un logiciel qui centralise l’ensemble des processus de gestion d’une torréfaction ou d’une pâtisserie dans un seul outil : gestion des recettes et fiches techniques, calcul des coûts de revient, planification de la production (torréfactions), gestion des stocks de matières premières et produits finis, prise de commandes, livraison, facturation et analyse de la performance.

Contrairement à un simple logiciel de caisse ou de comptabilité, un ERP couvre l’intégralité de la chaîne de valeur :

• De l’achat à la vente : gestion des fournisseurs, réception des matières premières, production, vente en boutique et livraison B2B.
• Du produit fini au composant : nomenclatures de recettes avec sous-recettes (pâte feuilletée, crème pâtissière, ganache…), rendements et pertes de fabrication.
• De la commande à la facture : prise de commandes (boutique, téléphone, web), préparation, livraison, facturation et encaissement.

À qui s’adresse-t-il ? L’ERP torréfaction est pertinent dès lors que votre activité dépasse la simple boutique artisanale : plusieurs points de vente, livraisons B2B (restaurants, hôtels, collectivités, GMS), production en laboratoire central, gamme étendue de produits. À ce stade, un tableur et un logiciel de caisse ne suffisent plus pour piloter efficacement l’activité.

Hello Harel est un ERP spécialisé dans l’agroalimentaire depuis plus de 10 ans. Notre solution couvre les besoins spécifiques des torréfacteurs-pâtissiers, du calcul de coûts de revient à la gestion multi-sites, en passant par la traçabilité et l’étiquetage réglementaire. Accessible en mode SaaS, Hello Harel est déployable en 4 à 6 semaines.

C’est une question que se posent beaucoup de torréfacteurs-pâtissiers, et elle est légitime. Après tout, Excel est un outil puissant et familier. Mais voici pourquoi un ERP spécialisé comme Hello Harel représente un véritable saut qualitatif pour votre gestion :

• Données connectées vs données isolées : dans Excel, votre fichier recettes, votre fichier stock et votre fichier facturation sont séparés. Modifier un prix d’achat dans un fichier n’impacte pas les autres. Dans Hello Harel, tout est connecté : un changement de prix fournisseur met à jour automatiquement les coûts de revient, les marges et les suggestions de prix de vente.
• Zéro double saisie : avec Excel, vous saisissez la même information dans plusieurs fichiers (ingrédient dans la recette, dans le bon de commande, dans l’inventaire…). Avec un ERP, une seule saisie suffit.
• Fiabilité : un tableur est fragile. Une formule écrasée, une ligne supprimée par erreur, un fichier non sauvegardé… et vous perdez des heures de travail. Un ERP garantit l’intégrité des données avec des sauvegardes automatiques et des contrôles de cohérence.
• Multi-utilisateurs : Excel n’est pas conçu pour un travail collaboratif en temps réel. Avec Hello Harel, votre responsable production, votre commercial et votre comptable travaillent simultanément sur les mêmes données.
• Traçabilité et conformité : impossible de gérer la traçabilité lot par lot et l’étiquetage INCO dans un tableur. C’est pourtant une obligation réglementaire.
• Reporting automatique : tableaux de bord, analyses de marge, suivi des ventes… générés automatiquement, sans manipulations manuelles.

Le passage d’Excel à un ERP représente typiquement un gain de 15 à 20 heures par semaine pour une torréfaction de taille moyenne, et surtout une fiabilité des données incomparablement supérieure. Hello Harel, en tant que solution SaaS spécialisée dans les métiers de l’agroalimentaire, est conçu pour être simple à prendre en main, même pour des équipes peu familières avec l’informatique. Nos formations personnalisées assurent une adoption rapide par l’ensemble de vos collaborateurs.