Planifiez vos événements, sublimez vos prestations

La gestion des commandes événementielles est au cœur du métier de traiteur. Qu’il s’agisse d’un mariage de 200 convives, d’un cocktail d’entreprise ou d’un buffet pour une collectivité, chaque événement est unique et nécessite une organisation millimétrée. Hello Harel a été conçu pour répondre précisément à cette complexité.

Voici comment l’ERP vous accompagne sur les commandes événementielles :

• Devis détaillé par événement : composez votre offre à partir de votre catalogue de recettes et prestations. Le devis intègre automatiquement le coût de revient de chaque plat, vous permettant d’ajuster vos marges en temps réel.
• Transformation devis → commande → ordre de production : une fois le devis validé par le client, il se transforme en commande, puis génère automatiquement les ordres de fabrication et les besoins en matières premières.
• Planification de la production : visualisez sur un planning l’ensemble de vos événements, les capacités de votre cuisine et les ressources nécessaires. Identifiez les surcharges et anticipez les renforts.
• Calcul automatique des quantités : à partir du nombre de convives et de vos fiches techniques, l’ERP calcule les quantités exactes de chaque ingrédient, réduisant le gaspillage et les ruptures.
• Gestion des options et modifications : le client change le menu 3 jours avant l’événement ? Modifiez la commande, et l’ERP recalcule automatiquement les besoins en matières premières.

Sans ERP, la gestion événementielle repose sur des tableurs, des cahiers et la mémoire du chef. Les erreurs sont fréquentes : oubli d’un ingrédient, sous-estimation des quantités, marge mal calculée. Nos utilisateurs traiteurs constatent une réduction de 40 % du temps de préparation administrative par événement et une amélioration significative de leur taux de marge grâce à la visibilité sur les coûts réels.

Le calcul du coût de revient des recettes est l’une des fonctionnalités les plus stratégiques d’Hello Harel pour les traiteurs. En restauration et traiteur, la marge sur les matières premières (aussi appelée ratio matières) doit idéalement se situer entre 25 % et 35 % du prix de vente. Sans connaissance précise de vos coûts, vous travaillez à l’aveugle.

Hello Harel calcule automatiquement le coût de revient de chaque recette :

• Coût matière actualisé : le coût de chaque ingrédient est mis à jour à chaque réception de marchandise (prix moyen pondéré ou dernier prix d’achat, au choix). Si le prix du beurre augmente de 10 %, le coût de toutes les recettes contenant du beurre est recalculé instantanément.
• Gestion des sous-recettes : un plat de lasagnes comprend une béchamel, une bolognaise et des pâtes fraîches, chacune étant une sous-recette. Hello Harel gère ces nomenclatures multi-niveaux sans limite de profondeur.
• Pertes et rendements : intégration des pertes à l’épluchage, à la cuisson, au dressage. Un filet de bœuf acheté à 25 €/kg avec 20 % de perte revient en réalité à 31,25 €/kg utilisable.
• Coûts complets : au-delà des matières premières, intégrez les coûts de main-d’œuvre, d’énergie et de conditionnement pour obtenir un coût de revient complet.
• Simulation tarifaire : modifiez les quantités ou les ingrédients d’une recette et visualisez immédiatement l’impact sur le coût et la marge.

La plupart des traiteurs que nous rencontrons avant leur passage sur Hello Harel sous-estiment leurs coûts de revient de 10 à 20 %, notamment parce qu’ils n’intègrent pas les pertes et les sous-recettes. Grâce au module de gestion de production d’Hello Harel, vous disposez d’une vision financière fiable qui vous permet de fixer des prix justes, d’identifier les recettes les plus rentables et de négocier vos achats en connaissance de cause.

La gestion des allergènes et la conformité INCO (règlement européen n°1169/2011) sont des obligations légales incontournables pour tout traiteur, qu’il vende en B2B, en GMS ou directement au consommateur final. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions allant jusqu’à 450 000 € d’amende et, surtout, mettre en danger la santé de vos clients.

Hello Harel intègre une gestion complète des allergènes et de la réglementation INCO :

• Déclaration des 14 allergènes réglementaires au niveau de chaque ingrédient : gluten, crustacés, œufs, poisson, arachides, soja, lait, fruits à coque, céleri, moutarde, sésame, sulfites, lupin, mollusques.
• Propagation automatique dans les recettes : si un ingrédient contient du gluten, toutes les recettes l’utilisant sont automatiquement marquées « contient du gluten ». Y compris dans les sous-recettes (ex : si votre fond de veau contient de la farine, toutes les sauces utilisant ce fond sont signalées).
• Gestion des traces : distinction entre « contient » et « peut contenir des traces de » selon votre analyse des risques de contamination croisée en atelier.
• Calcul des valeurs nutritionnelles : énergie, matières grasses, acides gras saturés, glucides, sucres, protéines, sel. Calcul automatique pour 100 g et par portion, directement depuis la composition de la recette.
• Génération des étiquettes et fiches produit : étiquettes conformes INCO pour vos produits emballés, et fiches allergènes pour vos prestations en vrac (buffets, plateaux-repas).

Avec un tableur, la mise à jour des allergènes est un cauchemar : changer un ingrédient dans une recette oblige à vérifier manuellement des dizaines de fiches. Hello Harel automatise entièrement cette propagation, garantissant une conformité à 100 % en temps réel. Notre module s’appuie sur la base de données CIQUAL de l’ANSES pour les valeurs nutritionnelles, assurant ainsi une fiabilité reconnue par les autorités de contrôle. Découvrez aussi notre module de traçabilité pour une gestion réglementaire complète.

Oui, Hello Harel est particulièrement adapté aux traiteurs qui travaillent avec la grande et moyenne surface (GMS), un canal de distribution qui représente souvent une part significative du chiffre d’affaires mais impose des exigences logistiques et administratives très élevées.

Voici comment Hello Harel vous accompagne dans vos relations avec la GMS :

• Intégration EDI (Échange de Données Informatisé) : réception automatique des commandes GMS, envoi des avis d’expédition (DESADV) et des factures dématérialisées (INVOIC). Les principaux formats du secteur sont supportés (GALIA, GS1, EANCOM).
• Gestion des référencements : chaque enseigne a ses propres codes articles, conditions tarifaires, formats de conditionnement. Hello Harel gère les tarifs par enseigne et par magasin, y compris les promotions négociées (NIP, tracts).
• Planification de production GMS : les commandes GMS arrivent souvent avec des délais très courts (commande le soir pour livraison le lendemain). L’ERP transforme automatiquement les commandes en ordres de fabrication et génère les besoins en matières premières.
• Étiquetage GMS : génération des étiquettes aux normes de chaque enseigne (code-barres EAN 128, SSCC pour les palettes, DLC, numéro de lot, poids net).
• Gestion des litiges et avoirs : traçabilité des retours, des casses en magasin, des pénalités de livraison. Suivi financier par enseigne.

Sans ERP intégré, la gestion des commandes GMS est extrêmement chronophage : ressaisie manuelle des commandes, étiquetage spécifique, suivi des pénalités… Les traiteurs équipés d’Hello Harel réduisent de 70 % le temps de traitement administratif des commandes GMS et diminuent significativement les pénalités de livraison grâce à une meilleure fiabilité. Le module s’intègre naturellement avec la prise de commande multicanal et la gestion de production.

Un ERP traiteur est un logiciel de gestion intégré qui regroupe dans un seul outil l’ensemble des fonctions nécessaires au pilotage d’une entreprise de traiteur : gestion des recettes et des fiches techniques, calcul des coûts de revient, prise de commandes (événementielles, B2B, GMS), planification de la production, gestion des stocks et des DLC, traçabilité, étiquetage, logistique et facturation.

Pourquoi est-ce essentiel pour un traiteur ? Parce que votre métier combine les contraintes d’un restaurateur et d’un industriel agroalimentaire :

• Multiplicité des produits : un traiteur peut proposer des centaines de recettes différentes, avec des variantes saisonnières. Chaque recette doit être valorisée précisément.
• Canaux de vente multiples : événementiel, boutique, GMS, restauration collective, vente en ligne. Chaque canal a ses contraintes (EDI pour la GMS, devis pour l’événementiel, livraison pour le B2B).
• Réglementation stricte : HACCP, INCO, traçabilité, étiquetage, gestion des allergènes… les obligations sont nombreuses et les contrôles fréquents.
• Marges serrées : avec un ratio matières moyen de 30 %, chaque erreur de calcul impacte directement la rentabilité.

Sans ERP, un traiteur utilise en moyenne 4 à 6 outils différents (tableur pour les recettes, logiciel de facturation, carnet pour les commandes événementielles, cahier HACCP, logiciel d’étiquetage…). Cette fragmentation génère des doublons de saisie, des erreurs et un manque de visibilité sur la performance réelle. Hello Harel unifie tout cela dans une solution SaaS cloud accessible depuis la cuisine, le bureau ou le véhicule de livraison, avec un déploiement en 4 à 8 semaines et un accompagnement par des experts du secteur agroalimentaire.

C’est une confusion fréquente, mais un logiciel de caisse et un ERP traiteur comme Hello Harel sont deux outils fondamentalement différents, même s’ils peuvent être complémentaires. Comprendre cette différence est crucial pour faire le bon choix d’investissement.

Un logiciel de caisse (ou POS – Point of Sale) est conçu pour :

• Encaisser les ventes en boutique ou sur le lieu de l’événement
• Éditer des tickets de caisse conformes à la réglementation fiscale
• Gérer un programme de fidélité basique

Un ERP traiteur comme Hello Harel couvre un périmètre beaucoup plus large :

• Gestion des recettes et coûts de revient : fiches techniques, nomenclatures multi-niveaux, calcul automatique des marges. Un logiciel de caisse ne connaît que le prix de vente.
• Planification de production : combien produire, quand, avec quels ingrédients ? Un logiciel de caisse ne gère pas la production.
• Gestion des stocks et DLC : suivi en temps réel des matières premières, alertes de péremption, inventaire. Un logiciel de caisse gère au mieux un stock de produits finis.
• Traçabilité réglementaire : du lot fournisseur au produit livré au client. Inexistant dans un logiciel de caisse.
• Commandes B2B et GMS : EDI, facturation, gestion des tournées. Un logiciel de caisse est conçu pour la vente au comptoir.
• Gestion des allergènes et étiquetage INCO : calcul des valeurs nutritionnelles, génération d’étiquettes conformes.

En réalité, Hello Harel et un logiciel de caisse sont complémentaires : l’ERP pilote l’ensemble de votre activité, et le logiciel de caisse gère le point de vente. Hello Harel peut d’ailleurs s’interfacer avec les principales solutions de caisse du marché. Mais remplacer un ERP par un logiciel de caisse, c’est comme piloter une entreprise avec uniquement un terminal de paiement : vous encaissez, mais vous ne gérez rien. Découvrez l’ensemble de nos fonctionnalités pour mesurer l’étendue de la couverture fonctionnelle.