Gagnez du temps et sécurisez votre gestion comptable

La facturation en poids variable est une spécificité majeure de l’agroalimentaire. Contrairement à d’autres secteurs où les produits ont un prix unitaire fixe, de nombreux produits alimentaires sont vendus au poids réel : viandes, poissons, fromages, fruits et légumes. Le montant facturé dépend donc du poids exact expédié, qui peut différer du poids commandé.

Hello Harel gère cette complexité de manière fluide :

• Commande en poids estimé : le client commande 50 kg de filet de boeuf, un poids théorique est enregistré
• Pesée à la préparation : lors du picking, le poids réel est saisi (par exemple 48,7 kg), souvent via une balance connectée
• Facturation au poids réel : la facture est automatiquement calculée sur le poids effectivement livré
• Gestion des tolérances : des seuils d’écart sont paramétrables pour alerter en cas de différence significative entre commandé et livré

L’ERP gère simultanément plusieurs unités de facturation : au kilo, à la pièce, au colis, au lot. Un même client peut acheter certains produits au kilo et d’autres à la pièce. Hello Harel convertit automatiquement les unités et applique le bon tarif.

Cette fonctionnalité est nativement intégrée à toute la chaîne : de la commande à la facture en passant par la préparation et le bon de livraison. Les ERP généralistes nécessitent généralement des développements spécifiques coûteux pour gérer cette particularité pourtant quotidienne dans l’agroalimentaire.

Oui, Hello Harel excelle dans la gestion de la facturation multi-tarifs, une nécessité absolue dans le secteur agroalimentaire où les politiques tarifaires sont souvent complexes et multidimensionnelles.

Le système prend en charge les structures tarifaires suivantes :

• Tarifs par client ou groupe de clients : chaque client peut avoir sa propre grille de prix négociée
• Tarifs par volume : prix dégressifs en fonction des quantités commandées, avec seuils paramétrables
• Tarifs saisonniers : ajustement automatique des prix selon les périodes de l’année
• Mercuriales : prix révisés quotidiennement ou hebdomadairement selon les cours du marché
• Tarifs par canal de distribution : prix différenciés pour la GMS, la restauration, l’export ou le e-commerce
• Promotions temporaires : remises ponctuelles avec dates de début et de fin

Lors de la facturation, Hello Harel applique automatiquement le tarif le plus pertinent selon une hiérarchie de priorité paramétrable. Le commercial peut visualiser le prix appliqué et sa justification, garantissant la transparence de la politique commerciale.

Le module gère également les remises en cascade : remise commerciale, remise promotionnelle et remise de fin d’année peuvent se cumuler selon des règles métier précises. L’ensemble est auditable, ce qui facilite les contrôles internes et la justification des marges auprès de la direction.

La loi anti-fraude TVA (article 88 de la loi de finances 2016, renforcée en 2018) impose à toute entreprise assujettie à la TVA qui enregistre des paiements clients d’utiliser un logiciel de caisse ou de facturation certifié. Hello Harel est conforme à cette réglementation et garantit le respect des quatre conditions légales.

Les exigences légales couvertes par Hello Harel :

• Inaltérabilité : les données de facturation enregistrées ne peuvent être modifiées ni supprimées sans laisser de trace. Toute correction passe par un avoir, conformément aux obligations légales
• Sécurisation : les données sont protégées par des mécanismes de chaînage et de signature numérique qui garantissent leur intégrité
• Conservation : l’ensemble des données de facturation est archivé pendant la durée légale requise (6 ans minimum) dans un format exploitable
• Archivage : des clôtures périodiques sont réalisées et les données archivées sont accessibles en cas de contrôle fiscal

Hello Harel fournit l’attestation de conformité requise par l’administration fiscale. En cas de contrôle, vous disposez de tous les éléments nécessaires pour justifier la conformité de votre système.

Au-delà de la conformité légale, cette rigueur dans la gestion des données de facturation vous apporte une fiabilité comptable renforcée. Les écritures sont cohérentes, les pistes d’audit complètes, et la préparation des déclarations fiscales est simplifiée.

Oui, Hello Harel prend en charge la génération complète d’avoirs et de factures proforma, deux documents essentiels dans la gestion commerciale agroalimentaire.

Concernant les avoirs, le système offre une grande flexibilité :

• Avoir total : annulation complète d’une facture en cas d’erreur ou de retour intégral de marchandise
• Avoir partiel : remboursement d’une partie de la facture, par exemple pour un produit non conforme ou un écart de poids
• Avoir commercial : gestion des remises de fin d’année (RFA), ristournes et gestes commerciaux
• Avoir sur retour : lié directement à un bon de retour pour assurer la traçabilité complète

Chaque avoir est automatiquement lié à la facture d’origine, ce qui garantit la cohérence comptable et facilite les rapprochements. La numérotation suit une séquence conforme aux exigences légales.

Les factures proforma sont particulièrement utiles pour :

• Les clients à l’export qui ont besoin d’un document pour les formalités douanières
• Les nouveaux clients qui souhaitent valider un devis avant engagement
• Les opérations nécessitant un paiement d’avance

La facture proforma peut être convertie en facture définitive en un clic une fois la commande confirmée. Tous ces documents sont personnalisables avec votre charte graphique et peuvent être envoyés par email directement depuis l’ERP, avec archivage automatique dans le dossier client.

La facturation automatisée avec Hello Harel consiste à supprimer les interventions manuelles répétitives dans le processus de facturation, depuis la validation de la livraison jusqu’à l’envoi de la facture au client. Dans un secteur comme l’agroalimentaire, où les volumes de factures quotidiennes peuvent être très élevés, cette automatisation est un gain de productivité considérable.

Le processus automatisé se déroule ainsi :

• Déclenchement automatique : la facture est générée dès que le bon de livraison est validé, sans intervention humaine
• Regroupement intelligent : possibilité de regrouper plusieurs livraisons d’un même client sur une seule facture (facturation périodique : hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle)
• Application automatique des tarifs : le système applique les conditions négociées, promotions en cours et remises applicables sans ressaisie
• Envoi dématérialisé : les factures sont envoyées automatiquement par email au format PDF, avec copie archivée dans le dossier client
• Comptabilisation automatique : les écritures comptables sont générées simultanément

Hello Harel gère également la facturation récurrente pour les contrats d’approvisionnement régulier. Les paramètres sont définis une fois, et le système génère les factures selon le calendrier convenu.

Le résultat : vos équipes administratives passent moins de temps sur la saisie et la vérification, les délais de facturation sont raccourcis, et le risque d’erreur est drastiquement réduit. Vous améliorez votre trésorerie en facturant plus rapidement.

La facturation de produits au kilo est une problématique centrale pour les entreprises agroalimentaires. Hello Harel a été conçu pour gérer cette spécificité de manière native, sans bricolage ni contournement, là où les ERP généralistes peinent à s’adapter.

Le processus dans Hello Harel est le suivant :

• Catalogue produit en multi-unités : chaque article peut être défini avec plusieurs unités (kg, pièce, colis, palette) et les facteurs de conversion sont paramétrés
• Prix au kilo avec décimales : gestion des prix avec la précision nécessaire (jusqu’à 4 décimales), indispensable pour les produits à forte valeur
• Pesée intégrée : connexion aux balances industrielles pour capturer le poids réel sans ressaisie manuelle
• Étiquetage automatique : génération d’étiquettes avec code-barres poids/prix conformes aux normes GS1
• Écarts de poids maîtrisés : alertes paramétrables lorsque l’écart entre le poids commandé et le poids réel dépasse un seuil défini

Hello Harel gère également les cas complexes fréquents dans l’agroalimentaire : un même produit vendu au kilo à certains clients et à la pièce à d’autres, les poids moyens par pièce pour les estimations de commande, ou encore les produits vendus en colis de poids variable.

Sur la facture, le détail est parfaitement clair pour le client : libellé du produit, poids net facturé, prix unitaire au kilo et montant total. Cette transparence réduit les litiges et renforce la confiance commerciale avec vos clients.