Comment les KPI nous aident à construire nos tableaux de bord de gestion?

Nous abordons régulièrement l’utilisation des tableaux de bord. Ces derniers sont une vision synthétique et rapidement lisible de votre activité. Mais en fait, qu’est ce que l’on affiche? Et comment choisir les valeurs à suivre.
Pour répondre à ces 2 questions nous introduirons la notion de KPI.

Qu’est ce que les KPI?

KPI est l’acronyme de Key Performance Indicator, en français indicateurs clés de performance. C’est un indicateur qui doit permettre le suivi et le contrôle d’une donnée ou d’une information précise.
Chez Hello Harel, en temps que logiciel de facturation, nous avons mis a votre disposition des dashboards pour vous permettre de suivre finement vos indicateurs. 
Les indicateurs à suivre dépendent tout d’abord de votre type de business. Comprendre son activité est primordial avant de déterminer ses données métier à suivre. 
A titre d’exemple, une société ayant une facturation récurrente surveillera son MRR (Monthly Reccurring Revenue), c’est à dire ses revenus mensuels réguliers, tandis qu’une société qui facture plus aléatoirement surveillera l’évolution de son chiffre d’affaire. De la même manière une société en pleine croissance regardera à court terme l’évolution de son MRR plutôt que celle de son ARR (Annually Reccurring Revenue).
Une fois identifiés, les indicateurs de performance permettent de définir les stratégies de gestion, puis de mesurer l’impact et les résultats des actions prises. 

Les indicateurs sont avant tout nécessaires au contrôle de gestion et à la mise en place d’une amélioration continue

Comment choisir les KPI à surveiller?

Il convient tout d’abord de définir le domaine de votre activité que vous souhaitez améliorer. Le taux de satisfaction client ou le besoin en fond de roulement, par exemple, sont des aspects différents du contrôle de gestion.
Une fois le point d’amélioration identifié, il est nécessaire de définir l’objectif visé. En effet, si les indicateurs mis en place dépendent de votre société et de votre type d’activité, les indicateurs sont avant tout nécessaires au contrôle de gestion et à la mise en place de amélioration continue d’un aspect de votre activité.

Les indicateurs à mettre en place doivent être:

  • Mesurables, de manière quantitative ou qualitative ( le bien-être au travail ou la satisfaction client)
  • Fiables, puisqu’ils vont donner lieu à une prise de décision
  • Clairs, il ne doit pas y avoir de doute pour la prise de décision
  • Accessibles, c’est à dire qu’ils sont calculables régulièrement 
  • « Historisables », pour constater leur évolution

Il existe ainsi un très grand nombre d’indicateurs en fonction de l’aspect de votre business que vous voulez surveiller et développer.
On citera par exemple:

Les KPI financiers

  • Le chiffre d’affaire
  • Le MRR ou l’ARR
  • L’encours client
  • L’encours fournisseur
  • Le BRF
  • Le point mort et le seuil de rentabilité
  • Le panier moyen
  • Les délais moyens de paiement

Les KPI de suivi de clientèle

  • Le Taux de perte client (aussi appelé attrition ou churn)
  • Délais entre deux commandes
  • Coût d’acquisition client ( Customer Acquisition Cost)
  • Le taux de conversion
  • La valeur d’un client ( Customer Lifetime Value)

Mise en forme des KPI

C’est la partie la plus importante. Afin de permettre un affichage clair et rapide de vos indicateurs de gestion, nous avons mis en place des tableaux de bord spécifiques.  Ainsi, les multiples tableaux, graphiques ou les affichages plus précis comme la balance âgée donnent une vision synthétique de la situation en temps réel. Seules les informations pertinentes sont affichées au bon endroit. 
Vous avez ainsi en un coup d’oeil une supervision de votre business. 

Tableaux de bord d’une fiche client.

 

 

 

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