Une balance âgée est une balance comptable. Ce n’est pas un document obligatoire, mais représente un outil de pilotage extrêmement puissant. C’est un véritablement un outil « 3-en-1 ». Elles permettent à la fois de surveiller ses encours clients, ses dûs fournisseurs et de prévoir sa trésorerie.

Commençons par définir trois termes que nous utiliserons par la suite. L’échéance d’une facture, les factures échues et les factures à échoir.
L’échéance d’une facture est la date limite de paiement d’une facture. Il est à noter que la loi de modernisation de l’économie (loi LME) du 4 août 2008 fixe les délais de règlement contractuels maximum.
Une facture « à échoir » n’a pas encore atteint sa date d’échéance. A contrario, une facture ayant atteint son échéance de paiement est dite « échue ».
C’est par rapport à cette échéance de paiement que nous définirons les retards de paiement. En clair, avant cette date, la facture n’est pas légalement due. Après cette date votre client est « en retard ».

Surveiller ses créances clients grâce à la balance âgée

La balance âgée client est votre outil pour toujours garder sous contrôle vos encours.
L’idée de la balance âgée client repose sur le fait de ventiler les comptes clients.
On va ventiler ces factures dues, pour chaque compte client, par rapport à leur « situation » vis-à-vis de la date d’échéance. C’est à dire, est-ce qu’au jour de l’édition de la balance âgée, cette date est dépassée ou non ? Puis quelle est sa « distance » par rapport à cette date ? On aura par exemple pour un client les factures ayant dépassé leur échéance depuis moins de 30 jours, entre 30 et 59 jours et plus de 60 jours.

La balance âgée client est votre outil pour toujours garder sous contrôle vos encours

Cette vision sous forme de tableau des créances clients permet d’avoir une supervision rapide et précise de la situation de vos clients. Ainsi, alors que le solde client vous alerte sur le montant de l’encours, la balance âgée, elle, ajoute une dimension temporelle.
Il est important de noter que de la même manière, vous pouvez prévoir l’augmentation de vos encours lorsque les factures à échoir atteindront leur date d’échéance. Elles vous seront alors dues.

Remarque, le solde d’un client peut être différent du montant des factures arrivées à échéance. C’est notamment le cas lorsqu’il y a des paiements non lettrés.
Enfin, en agrégeant les données sur l’ensemble de vos clients, vous obtenez une supervision de la santé de vos créances et des créances à venir.

Le tableau ci-dessus nous indique que votre client, l’entreprise Dumont a 2265 € de factures échues. 1250 € ont plus de 60 jours de retard. Dans moins de 30 jours, s’ajouteront 550 € de factures qui arriveront, elles aussi, à échéance. 
Enfin, il y a 300 € de différence entre le solde du client et le total de ses factures, ce qui nous informe qu’un paiement de 300 € n’a pas encore été lettré avec ses factures. 

Surveiller ses encours fournisseurs grâce à la balance âgée

Le pendant de la balance âgée client est la balance âgée fournisseur. Le prérequis est la saisie de ses factures d’achat à leur réception en veillant à bien renseigner les échéances inscrites.
Si cela peut paraitre fastidieux, c’est la condition sine qua non d’une gestion fine. Saisir les factures d’achat vous permet en outre de connaître précisément le montant de vos coûts fixes et variables. Ces informations sont nécessaires pour déterminer votre marge commerciale comme nous l’avons présenté dans notre article sur les marges. 
En sus, en automatisant les écritures comptables lors de la saisie, c’est un moyen de réduire drastiquement les coûts de comptabilité. En effet, vous ne payez plus votre comptable pour ressaisir vos données.

Ce second tableau nous indique que votre fournisseur, l’entreprise Martin a 1495 € de factures échues. 840 € ont plus de 60 jours de retard. Dans moins de 30 jours, s’ajouteront 320 € de factures à payer qui arriveront, elles aussi, à échéance. Il est temps de régler votre fournisseur !

Déterminez votre BFR grâce aux balances âgées

Le BFR ou Besoin en Fonds de Roulement est la trésorerie nécessaire au fonctionnement de votre société. Elle résulte de la différence entre l’argent que vous avez « dehors », celui que vos clients vous doivent, et celui que vous devez à vos fournisseurs.
Le BFR est en général structurel à un business. Par exemple, un restaurant ou un commerce de proximité sera payé au moment de la vente. A contrario, dans le cadre du commerce inter entreprises il n’est pas rare d’être payé tardivement. 60, 90 ou 120 jours après la livraison ne sont pas rares.
Le besoin en fonds de roulement est donc la somme nécessaire pour couvrir le délai entre l’encaissement de vos clients et le paiement de vos fournisseurs.

Connaître son BFR permet de connaître la trésorerie minimum pour avoir une activité pérenne

Pour simplifier, si vos clients vous doivent plus ce que vous devez à vos fournisseurs, vous avez un besoin en fonds de roulement positif.
C’est à dire, si vos clients mettent plus de temps à solder vos factures que vous mettez de temps à solder vos fournisseurs vous avez un besoin en fonds de roulement positif. Vous immobilisez donc de la trésorerie.