Cet article s’appuie sur nos retours d’expérience. Il vise à initier ou vous éclairer dans votre réflexion quant au fait de déployer un nouveau système de gestion.
En préambule, et peu importe la raison, le changement de logiciel de gestion commerciale ou de facturation est toujours une étape majeure dans la vie d’une entreprise. C’est un moment souvent anxiogène et source de tension, mais qui est clé pour envisager sereinement le futur.
Nous citerons ici les principales raisons initiatrices d’un changement d’ERP que nous avons été amenés à rencontrer.
Le business a évolué
Entre le business model du départ et l’activité réelle après quelques temps il y a parfois un monde. L’activité d’une société évolue au fur et à mesure, souvent en fonction des opportunités ou des évolutions du marché.
La clientèle, les produits ou les services vendus vont évoluer et se diversifier. Avec un logiciel de gestion commerciale rigide, incapable de s’adapter, cela implique qu’après un certain temps les données deviennent illisibles, voire les statistiques faussées.
Utiliser son ERP sur des supports mobiles
L’arrivée de la 5G correspond à l’instantanéité de la donnée. Vous pouvez maintenant depuis n’importe quel mobile ou tablette avoir accès à votre système de gestion. La signature de bons de livraison sur terminal mobile par exemple, ou la prise de commande directement chez le client sont maintenant usuelles.
C’est pourquoi utiliser un logiciel installé localement en exécutable sur un seul ordinateur ou avoir à se connecter à un serveur distant contraignant à administrer n’est plus envisageable. Il est temps d’envisager une migrations vers des logiciels en Saas (Software as a service) dans le cloud.
Le changement de logiciel de gestion commerciale est toujours une étape majeure dans la vie d’une entreprise
Le volume d’affaires a augmenté
L’augmentation du chiffre d’affaires est certes positive, mais mal maîtrisée, elle peut être source de difficultés. Avec un ERP qui n’est pas adapté ou pas prévu pour des volumes d’affaires plus important il devient difficile de « monitorer » sa société.
Surveiller les encours clients peut par exemple se révéler très compliqué et impliquera alors un augmentation critique du besoin en fond de roulement à mesure que les créances clients ne seront pas recouvrées.
L’augmentation du chiffre d’affaires peut aussi se traduire par une envolée des coûts de comptabilité. C’est pourquoi choisir un ERP flexible qui automatise les écritures comptables devient pertinent.
Connecter son ERP à d’autres applications
Nous assistons à une mutation dans les outils de gestion. Jusqu’alors les logiciels de gestion évoluaient en autarcie. Il était souvent impossible d’envoyer les documents clients par mail. Se connecter à un site d’e-commerce était impensable. Dorénavant avec l’essor des API, il devient possible de connecter votre logiciel de gestion à n’importe quel CRM, logiciel de messagerie ou encore logiciel de caisse. Les ERP font maintenant partie d’un écosystème que vous pouvez moduler pour coller à votre fonctionnement.
Changer son logiciel de gestion obsolète
Un peu comme une vieille paire de charentaises, cela fait quelques temps que vous savez que le moment est venu. Mais la décision tarde. Les équipes sont tellement habituées à ces petites pertes de temps du quotidien, ces tableaux à droite à gauche ou ces petites lenteurs aléatoires.
Mais bien souvent, l’élément déclencheur est la panne. Parfois, c’est le serveur qui ne répond plus, parfois l’application ne se lance plus.
Nous accompagnons parfois dans le changement des sociétés dans cette situation, utilisant un logiciel de gestion dont l’éditeur a disparu. Et dans ce cas-là, il n’y a, bien souvent, plus de support.
Changer dans la précipitation en espérant une récupération hypothétique des données de gestion n’est pas quelque chose de souhaitable.
Un changement de logiciel de gestion doit être une évolution positive et bénéfique
Multiplier ses canaux de vente
Avoir un site marchand c’est bien. Avoir un site marchand relié à son ERP c’est mieux. Utiliser un ERP était synonyme jusque-là d’obligation de vendre aux professionnels seulement.
Avec un outil novateur et certifié, il est dorénavant possible d’émettre des factures, de relier son logiciel de gestion à son site marchand, d’ouvrir une boutique physique ou d’émettre des tickets de caisse, et ce, toujours avec un seul outil.
En ayant un outil unique pour l’ensemble de vos canaux de distribution, vous gagnez en efficacité sans augmenter vos coûts de fonctionnement.
Remplacer un système de gestion inadapté
Les migrations ou déploiements d’ERP ont à tort mauvaise presse. Elles sont décrites comme douloureuses et pénibles, et il est malheureusement admis qu’elles doivent mal se passer et s’éterniser. Trop souvent cela constitue une justification pour facturer des formations ou des développements complémentaires.
Mais ce n’est certainement pas la normalité. Un changement de logiciel de gestion doit être une évolution positive et bénéfique. Elle est une question de jours, pas de mois et encore moins d’années.
Une migration qui n’est pas fluide ou qui présente une difficulté d’adhésion au nouvel ERP est souvent le signe que la solution choisie est inadaptée.
Changer d’ERP est une décision qui doit être mûrie pour faire le bon choix de logiciel. C’est pour cette raison que chez Hello Harel, nous pensons que cela fait partie de notre mission de vous accompagner tout au long de cette étape.
Tester le logiciel dans vos conditions de travail avec vos données et gratuitement est primordial dans le choix de la solution. Nous travaillons donc à vos côtés pour, d’une part, valider que nous répondons bien à vos besoins, puis par la suite, vous assister dans le déploiement et le paramétrage de notre outil.
